В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.
Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.
Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.
Детальная проработка плана выставки
В плане обычно отражено следующее:
— определение величины выставочной площади;
— время и место проведения выставки;
— тематика выставки;
— определение списка участников;
— подбор спонсоров;
— составление программы выставки;
— структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;
— инфраструктура.
Составление сметы – планируемый бюджет
Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.
Какие расходы предстоят:
— расходы на маркетинговые исследования;
— аренда помещения;
— аренда выставочных стендов;
— аренда звукового и светового оборудования;
— транспортные расходы;
— сервисные расходы;
— реклама и продвижение выставки;
— услуги дизайнеров;
— разработка промо-сайта для выставки;
— печать раздаточных материалов;
— подарки для конкурсной программы;
— услуги переводчиков;
— услуги ведущих мероприятия;
— услуги аниматоров;
— проживание участников выставки;
— таможенное оформление грузов.
Подбор необходимых специалистов для проведения выставки
Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.
Подбор участников для выставки
В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.
Подбор образцов/экспонатов
Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.
А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.
Подготовка раздаточного материала
Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.
Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.
Работы по оформлению помещения выставки
При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.
Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.
Техническая организация выставки
В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Woodlime. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.
Контроль исполнения во время проведения выставки
Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.
Заключительные работы
По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.
Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.
После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.
Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.
Woodlime — Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!